Todo empresario y sociedad debe realizar la legalización de sus libros contables en el plazo de cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable. Si el ejercicio contable se corresponde con el año natural, del 01-01-2018 al 31-12-2018, es este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2018. Tenga presente que los libros de actas, socios y contables sólo se podrán diligenciar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.
Entre estos libros contables y mercantiles de legalización obligatoria podemos destacar los cuatro siguientes:
- Libro Diario, en el que se registran día a día las operaciones relativas a la actividad de la empresa, siendo válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
- Libro de Inventarios y Cuentas anuales, en el que se registran el balance inicial detallado de la empresa, los balances trimestrales de comprobación de sumas y saldos, el balance de cierre y las cuentas anuales.
- Libro de actas, el cual puede ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad (Junta General y Consejo de Administración), o también un libro independiente para cada uno de ellos.
- Libro Registro de socios y de acciones nominativas, en el que se registra la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones de acciones o participaciones sociales, según sea el tipo de sociedad mercantil, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre ellas.
Las cuentas anuales deberán ser aprobadas por la junta general ordinaria, que debe ser previamente convocada al efecto, para reunirse dentro de los 6 primeros meses del ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.
Una vez aprobadas, las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, en el plazo de 1 mes desde su aprobación. El plazo de 1 mes se cuenta de fecha a fecha, es decir, si se aprueban el día 30 de junio, se depositan el 30 de julio.
Hay que recordar que los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de 3 meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados. Por lo tanto, con carácter general la fecha límite será el 31 de marzo de cada año, salvo en aquellos casos en los que el ejercicio social no coincida con el año natural.
Legalización fuera de plazo
Libros contables
En el caso de que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el registrador lo hará constar así en la diligencia.
El mes de abril es un período importante en cuanto a las obligaciones registrales de los empresarios y de las sociedades mercantiles, puesto que muchos de ellos tienen que presentar y legalizar ante el Registro Mercantil sus libros contables y mercantiles , libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.
Sin embargo, la no legalización de los libros contables no trae consigo sanciones, por lo que salvo que los libros sean requeridos por alguna parte interesada en algún pleito, su no legalización puede no traer consecuencias para la empresa. No obstante, como es una obligación mercantil, es aconsejable cumplir con la normativa y proceder a su legalización.
Cuentas anuales
Si son aprobadas en primera convocatoria, se depositarán en el Registro Mercantil, pero si no son aprobadas los administradores elaborarán otras cuentas anuales con los ajustes oportunos para su aprobación.
En el caso de que no exista aprobación, si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la junta general, no procederá el cierre registral ni la responsabilidad de los administradores derivada de este hecho siempre que se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas o por medio del acta notarial de la junta general en la que conste la no aprobación.
En cualquier caso, la no aprobación de las cuentas anuales pone en una situación difícil al administrador, ya que si no consigue que las cuentas sean aprobadas, debería renunciar al cargo.
Depósito de cuentas anuales
Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, el registro mercantil procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
La falta de presentación de las cuentas anuales puede ser sancionada con multas que pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros, y al no existir constancia de balances, se calculará en función del capital social inscrito. Si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros el límite de la multa para cada año de retraso se puede elevar a 300.000 euros.
Responsabilidad del administrador
La no presentación de las cuentas supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario y, en consecuencia, si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este.
Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoría si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.
